CINCO RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR TU PROGRAMA DE CALIBRACIONES

En algunas actividades u organizaciones menores, la lista de instrumentos sobre el que necesitamos tener mayor control es pequeña. Quizás nos alcancen los dedos de las manos para contarlos. En otros casos, estos listados pueden ser muy extensos y variados. Esto necesita un tratamiento que lleva tiempo. Hacerlo de manera adecuada requiere de un análisis pormenorizado. Deberíamos ir uno por uno, definiendo plazos adecuados, proveedores sugeridos, épocas del año que interfieran lo menos posible con nuestro trabajo.

Estas son las cinco ideas que les ayudarán a mejorar su programación y, por qué no, a ahorrar algo de dinero…

1)  Analizar información de calibraciones previas para cada instrumento. Interpretar la información que nos dan los últimos certificados de calibración de cada instrumento nos permitirá tomar decisiones importantes. Por ejemplo, “estirar” la frecuencia para próximas calibraciones. Si un instrumento lo veníamos calibrando cada 12 meses, y notamos que se mantiene “estable” (dentro de algún criterio predefinido), quizás podamos llevar su plazo de calibración a 18 meses. Incluso, dentro de este análisis podríamos determinar que su funcionamiento no es el esperado para el uso previsto. Esto previene otros problemas mayores. Es muy importante para este punto tener sistematizada la metodología de aceptación de calibraciones externas. Es decir, deben estar establecidos y documentados los requisitos mínimos para la utilización de cada instrumento una vez que retorna de una calibración. Para eso, los responsables de aceptar (o no) el reingreso, deben poseer la formación adecuada que les permita interpretar la información que contienen los certificados de calibración o informes de ensayo.

2)  Coordinar con los laboratorios afectados. Cada organización suele determinar las mejores fechas o épocas del año en función de su conveniencia. Esto no necesariamente coincide con los tiempos de los posibles laboratorios que realizan las calibraciones correspondientes. Quizás no estén disponibles para esa fecha o no cuenten con la capacidad suficiente para realizar el servicio en tiempo y forma. Notificar a los laboratorios con anticipación ayudará a establecer fechas adecuadas y a evitar futuros problemas. Hay que pensar que los laboratorios también tienen su propio Programa de Calibraciones para los patrones y materiales de referencia. Tenemos que asegurarnos, por ejemplo, que los patrones se encuentran disponibles en la fecha prevista.

3)  Contratar a laboratorios que realicen calibraciones en campo. Muchos laboratorios están acreditados para prestar su servicio en instalaciones del cliente. Esto permite reducir drásticamente los plazos, tanto de devolución de los instrumentos como de entrega de certificados. Algunos de ellos realizan esta tarea completa sin que los instrumentos salgan del perímetro de la planta, lo que no solo representa una ventaja en cuanto a la logística necesaria, sino que minimiza el riesgo de rotura o extravío. Dentro del alcance de cada acreditación, el organismo correspondiente indica la aptitud del laboratorio para prestar servicios en campo con el alcance específico.

«La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras, sino del futuro con las decisiones actuales.» (Peter F. Drucker)

4)  Verificar, verificar, verificar. Realizar verificaciones intermedias adecuadas nos permite tener mayor control sobre los instrumentos, mayor conocimiento. Un desvío detectado durante una verificación intermedia nos obligará a “romper” las fechas programadas de manera deliberada y a realizar una calibración excepcional. Si no verificamos y hay algún problema, cuando nos toque calibrar será demasiado tarde. En el mismo Programa de Calibraciones es conveniente tener definido para cada instrumento cómo se verificará, con qué frecuencia y que criterio de aceptación se utilizará para habilitar su uso de rutina. Por eso, sugiero tener directamente un Programa de Calibraciones y Verificaciones.

5)  Calibrar en laboratorio interno, y acreditar. Quizás suene demasiado ambicioso. Pero cada vez son más las organizaciones que deciden realizar sus propias calibraciones. Supongamos que anualmente calibramos 30 balanzas analíticas que utilizamos con frecuencia, y lo hacemos a través de laboratorios externos. ¿No resultaría mejor contar con pesas patrón y realizar las calibraciones nosotros? En vez de tener que pagar 30 calibraciones a terceros, solo enviamos a calibrar periódicamente nuestras pesas patrón (¡30 calibraciones a 1 sola!). Para que esto sea válido, debemos garantizar trazabilidad metrológica y competencia. Cuando evaluamos el costo de calibraciones hay que tener en cuenta que no solo hablamos del costo en sí del servicio, sino de todos los costos asociados: transporte, no disponibilidad de los instrumentos mientras dure, riesgos de rotura o extravío, seguros, etc.